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2005年5月25日 (水)

【提案(サークル)】活動場所、どうやって探す?

 提案というか、たまには実務面で役に立つ話を。
 今回のテーマは「クイズの活動場所、どうやって探す?」です。
 申し訳ありませんが、東京での話が中心になります。

 大学1年以来、サークルの会場取りをする必要に迫られ、いろいろな会場を探してきました。
 また、眞露杯以後はイベントの会場取りも何度かしてきました。
 今でも、xyzの打ち合わせやネクステの会場取りをすることがあるんですが、もうそろそろ他の方にノウハウをお渡ししたい……と考え、今回の記事を書くことにしました。

 イベント・サークル問わず、基本的にクイズの会場は価格的な事情から公共施設で行うことが多いです。かつては大学を借りることが多かったのですが、大学のクイズ研主催のアクションが減ってきたのに伴い、最近ではあまり見られません(学生主催のイベントくらい)。

 <「どんな施設があるか」をどこで調べればいいの?>

 かつては「各市区町村が発行している住民ガイド(「~市のてびき」「くらしのガイド」などの名前が多い)」を見ることがほぼ唯一の方法でした。が、現在多くの市区町村では、これらの住民ガイドはほぼホームページ化されてています。となると、「各市区町村のホームページを探す」ことが有効な手段として挙げられます。
 おそらく「学習」「文化」「教育」のところあたりに、集会所・文化センター・公民館などの情報が掲載されていることが多いかと思います。中には、ネット上で予約ができるページもあります。

 ただ、全ての市区町村のホームページが充実しているわけではありません。最低限、「何人入るのか」「いつから予約できるのか」「いくらかかるのか」は知っておきたいのですが、これが載っていないところも多々あります。その場合は……ちょっとした勇気と結構な手間が必要ですが、一件一件電話することになります。ただ、一回これをやっておくと、会場取りの選択肢が飛躍的に増えます。

 また、東京都の施設の場合は、都庁の都民情報ルームで買える『2002都民ガイドブック「東京の文化・学習施設」』が便利です。使用料こそ載っていませんが、名前・最寄り駅とそこからの所要時間・連絡先・部屋数・収容人数が網羅されています。
 価格については、ついでに情報ルームにおいてある各市区町村のガイドをコピーしておくと便利かと(ネットで調べてももちろん可です)。
 
 <で、どんな施設があるの?>

 何回か会場をとると、「とりやすい施設」「早めに抑えないと確保できない施設」がわかってきます。需要と供給により空き状況が変わってくるのは公共施設も同じこと、便利だと知られている施設はやはり早く埋まりますし、不便だったりごくごく最近できたなどで知られていなかったりする施設については、ギリギリに申し込んでも確保できます。

 橙が「最後の切り札」として使っているのが、大田区民センター。「蒲田駅から徒歩15分」「区民以外予約不可」「近くにコンビニなし」「ボロい」といったネガティヴ要素が重なる上、もともと40人近く入る部屋が9つもある(!)ので、2日前に申し込んでもまず確実に空いています。遠方から来る方にはいつも申し訳ないんですが、餃子の美味しさに免じてご容赦ください。

 一方、それと対照的な施設が、先日もご紹介した代々木のオリンピックセンター。あれだけ部屋数があるにも関わらず、3ヶ月前だと40人部屋すら確保できません。ということは、2月以上先の日程を決めていないサークル(メンバーの都合によって活動日を決めるサークル)にはまったくもって不向きです。
 その代わり、1年前から確保できるので、実施日をかなり早い段階で決めることができる(かつ、その必要がある←会場が決まらないことには告知を打てない)イベントには非常に適しています。他の公共施設だと、ホールは半年前、大きめの会議室だと3ヶ月前(渋谷区にいたってはどちらも2ヶ月前)が相場なのに比べると、早めに日程を確保できるのは非常にありがたい。xyzが続けられる大きな要因の一つは、大げさな話ではなくこのオリンピックセンターだと思っています。

 <注意点>
 
 あと重要なポイントとして、市区町村によっては「住民しか使えない、予約できない」施設も多々あります。この場合、「どんな施設があるか」とセットで「誰が予約しにいくか」という点をあらかじめ抑えておく必要があります。
 東京で例に挙げると、世田谷区(SystemF)、豊島区(次の会)、あとはさきほどの大田区など。また、目黒区杉並区のように、「区民は3ヶ月前から予約できるが、それ以外は1ヶ月前」というように差を設けている区もあります(目黒区は昔はそのような差がなかったため、中目黒スクエアなどが非常に使いやすかったのですが……)。渋谷区は区民・区外の差はないんですが、2ヶ月前からしか借りられないのが何かと不便。品川区も差がないんですが、どの施設も交通の便があまり良くない印象があります(よく調べてみるといいところがあるかも)。

 <初めて会場取り担当になった方へ>

 まずは情報を集めることが第一。市区町村のホームページを見たり、区民ガイドを集めたり……。自分なりのデータベースを作れればベストです(東京在住の方は、とりあえず都庁の都民情報ルームに行くことを薦めます)。
 その上で、他のサークルと情報をやりとりすることも効果的。同じ日に例会をやることはそんなにはないでしょうし。
 あとは、尻込みせずに実際にあちこち電話してみること。最初はすごく抵抗あると思いますが、やってるうちに慣れてきます。ときには「なんじゃこりゃ」という対応の窓口もいますが。


 会場とりに慣れている人には当たり前の話かもしれませんが、引継ぎの意味もこめてこの記事を残しておきます。
 もしいい会場があったらぜひ教えてください。クイズサークルの活動を左右しているのは、会場取りのような地道な事務作業だったりするのです。

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コメント

調布市の市役所となりの四階建て,「調布市民センター」は安いです.40人規模の部屋が4つあってひとつは全日無料,ほかは朝から400,500,600円(全日借りて1500円).
ただし二ヶ月前くらいに予約しないと埋まります.

グランドスラムの方々がメインで使ってるのかな?

調布のほかの施設はあたったことがないので開拓する価値はアリかも.あと1年もいられないのですが.

東京都中央区の区民館は、特に予約者の在住在勤規制もないようで、比較的便利な場所が多いですね。値段も公民館レベルで良い感じです。

>SIB.
 あの一角は市民センターの他にも「文化会館たづくり」「グリーンホール」といった会場があるし、狙い目かもしれません。
 僕は会場をとるときに(特にイベントでは)「新宿から30分圏内」というのをイメージしているのですが、調布でしたらギリギリ圏内だし、懇親会向きの場所も多いし。

>Linerさん
 こちらでははじめまして。http://www.city.chuo.tokyo.jp/index/000456/005265.html
 たしかに狙い目の会場が多いですね。
 社会教育会館は団体登録が必要そうですが、よくよく考えれば僕も「在勤者」にギリギリで該当しますし(出先は港区だが、所属は一応中央区扱いになるので)。

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